即时通讯_即时通讯系统待办白皮书

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待办

PART1 研发目的

在当今复杂多变的企业环境中，待办功能已成为提升工作效率与协作能力的核心工具。待办功能帮助企业在复杂的业务流程中保持高度的组织性和协同性。它不仅确保了任务的及时完成，避免了因任务遗漏或延误导致的潜在风险，还通过优化资源分配和提高团队协作效率，为企业节省时间和成本。此外，待办功能的集中管理和可视化展示，使管理层能够快速掌握工作进展，及时调整策略，从而增强企业的整体运营效能和竞争力。

小天互连IM的待办功能支持实时创建和更新任务内容，并可根据任务的截止时间自动调整优先级，帮助用户快速识别并重点关注紧急任务。此外，用户还可以对重要任务设置星标，以便单独查看和管理。同时，待办功能支持对任务进行分类展示，进一步优化任务管理的便捷性。更重要的是，待办功能与聊天模块深度结合，用户可在沟通中直接创建待办任务，实现任务管理与即时沟通的无缝衔接，从而大幅提升工作效率。

1.1使用场景

项目管理：项目团队可以利用待办功能将复杂的项目任务分解为多个子任务，明确每个任务的负责人和截止日期。通过实时更新和进度跟踪，团队成员可以清晰了解任务的执行情况，确保项目按时推进。

跨部门协作：待办功能能够帮助团队成员共享任务信息，明确各自的责任和进度。

任务分配与执行：管理者可以利用待办功能为下属分配任务，下属完成任务后，可以直接在系统中标记为已完成，管理者能够实时收到反馈，从而实现任务的高效闭环管理。

会议安排与准备：企业内部的会议通常需要提前准备和协调。通过待办功能，员工可以在会议前创建相关任务，明确会议的目标、议程和责任人。会议结束后，还可以创建后续任务，确保会议决策得到有效执行。此外，待办功能支持与日程模块联动，员工可以在日程中直接查看待办任务，避免因忘记任务而导致的会议准备不足。

客户关系管理：销售人员可以通过待办功能记录与客户的沟通计划，如客户拜访、电话会议等，并设置提醒功能，确保按时与客户沟通。同时，销售团队可以将客户跟进任务分配给不同成员，明确责任分工，提高客户关系管理的效率。

日常任务管理：员工可以利用待办功能规划每天的工作任务，合理分配时间。

培训与学习安排：企业内部的培训课程需要提前安排时间和内容。通过待办功能，员工可以创建培训任务，明确培训时间、地点和内容，并设置提醒功能，确保按时参加培训。同时，管理者可以通过待办功能跟踪员工的培训进度，确保培训计划的有效执行。

1.2常见问题

传统日程管理存在的一些常见问题：

功能单一

传统待办功能往往只是简单地记录任务，缺乏对任务的详细分类、优先级设置、时间规划等功能，难以满足用户对任务管理的多样化需求。

缺乏灵活性

传统待办功能通常无法根据任务的复杂性和紧急程度进行动态调整。

提醒功能不完善

传统待办功能的提醒功能通常不够智能，无法根据任务的紧急程度和重要性进行灵活提醒，容易导致用户错过重要任务。

任务优先级不明确

传统待办功能往往没有明确的任务优先级划分，导致用户在面对多个任务时，难以判断哪些任务需要优先处理。

任务状态更新不及时

传统待办功能的任务状态更新通常需要手动操作，容易出现任务状态滞后的情况，影响任务管理的效率。

缺乏集成性

传统待办功能往往独立于其他系统，无法与其他工具活模块进行集成，导致用户需要在多个应用之间切换，增加了操作的复杂性。

协作功能缺失

传统待办功能往往缺乏团队协作功能，无法支持多人共同完成任务，难以满足团队协作的需求。

PART2 于高效组织管理的价值

待办在高效组织管理中具有显著的价值，主要体现在以下几个方面：

任务管理与规划

清晰的任务梳理：待办功能可以帮助组织成员清晰地梳理工作任务，将复杂的任务分解为具体的待办事项，明确每项任务的目标、内容和要求，避免任务的遗漏和混淆。

合理的任务规划：待办功能允许用户为每个待办事项设置截止时间和优先级，帮助组织成员合理安排任务的执行顺序和时间进度。根据任务的紧急程度和重要性，成员可以优先处理高优先级的任务，确保关键任务按时完成，避免因任务堆积而导致的延误。

工作流程优化

高效的执行与反馈：待办功能为任务的执行提供了明确的指引和记录，组织成员可以根据待办事项的详细信息快速了解任务的具体要求，并按照既定的计划执行任务。在任务执行过程中，成员可以通过聊天功能及时反馈任务的进展情况，如完成进度、遇到的问题等，便于管理者及时掌握任务动态并进行调整。

组织成员可以及时更新任务的状态，确保任务信息的准确性和实时性

团队协作与沟通

明确的职责分工：待办功能可以明确任务的执行人和参与人，确保每个成员都清楚自己的工作职责和任务范围，避免因职责不清而导致的工作冲突和重复劳动。通过待办功能，组织可以将任务合理分配给不同的成员，充分发挥每个成员的优势和专长，提高团队的整体协作效率。

增强团队协同性：待办功能中的星标、稍后处理等功能，可以帮助团队成员更好地管理自己的任务列表，将重要任务或需要重点关注的任务进行标记，便于团队成员在协作过程中快速定位和处理关键任务，提高团队协作的效率和效果。

目标实现与绩效评估

目标跟踪与达成：待办功能可以帮助组织将目标分解为具体的任务，并通过任务的完成情况来跟踪目标的实现进度。管理者可以通过待办功能实时监控任务的执行情况，及时发现问题并进行调整，确保目标的顺利实现。

绩效评估与激励：待办功能可以作为绩效评估的重要依据，管理者可以根据员工完成待办任务的数量、质量和及时性等指标，对员工的工作绩效进行评估和考核。通过待办功能记录的任务完成情况，管理者可以客观、公正地评价员工的工作表现，为员工的晋升、奖励和培训提供参考依据。绩效评估与激励：待办功能可以作为绩效评估的重要依据，管理者可以根据员工完成待办任务的数量、质量和及时性等指标，对员工的工作绩效进行评估和考核。通过待办功能记录的任务完成情况，管理者可以客观、公正地评价员工的工作表现，为员工的晋升、奖励和培训提供参考依据。

PART3 与众不同

3.1特点与优势

多样化待办任务创建方式

用户可以通过多种方式创建待办任务，例如在待办模块中直接新建，或者在聊天中右键消息创建待办，方便快捷。

多维度待办分类

待办功能提供了多种任务分类方式，如“待我处理”“我已处理”“我创建的”“我参与的”“稍后处理”等。这种分类方式可以帮助用户快速定位不同类型的待办任务，提高任务管理的效率。

明确的优先级设置

待办功能允许用户为任务设置优先级，确保重要任务优先处理。例如，在“优先处理”模块中，会显示截止时间为当日或已超期的未完成任务，提醒用户优先处理这些紧急任务。

智能提醒功能

用户可以根据任务的截止时间设置多种提醒方式，如结束时提醒、结束前5分钟、结束前30分钟等。这种智能提醒功能可以有效避免任务遗漏，确保任务按时完成。

实时任务状态更新

待办功能支持任务状态的实时更新，用户可以在任务详情中查看任务的完成情况。例如，在多人待办任务中，用户可以查看每个执行人的完成进度，及时了解任务的整体进展情况。

批量操作功能

待办功能还提供了批量完成、批量删除等操作，用户可以同时处理多个任务，提高工作效率。

多执行人任务管理

对于多人待办任务，待办功能支持创建人对任务进行统一管理。例如，创建人可以查看每个执行人的完成情况，也可以批量完成或删除任务，确保团队任务的协同推进。

3.2与其他模块的联系

与日程模块的联动

待办功能与日程模块紧密集成。当用户为待办任务设置了截止时间后，任务会自动同步到日程模块中，方便用户在日程中查看任务的执行时间，进一步优化时间管理。同时待办的变更或状态更新会同步到日程模块中，确保日程和待办信息的一致性。

与聊天模块的联动

待办功能与即时通讯工具集成。用户可以在聊天中直接创建待办任务，也可以通过聊天消息提醒任务执行人，这种集成方式大大提高了任务管理的便捷性。

3.3对客户的好处

提升工作效率

待办功能提供了强大的任务拆解与规划能力。用户能够将大型复杂项目拆解为一系列具体、可执行的小任务，并在待办功能中清晰地列出每个任务的详细目标、具体内容以及明确的截止时间。这种精细化的任务分解方式，让用户在面对庞大项目时，可以有条不紊地安排各个阶段的工作进度，确保每个任务都能在规定时间内有序推进。

高效的任务执行

通过待办功可以灵活创建和维护任务，随时按需调整任务详情与状态。比如，任务截止时间有变时，可即时修改，确保信息始终准确。此外，批量操作功能让用户可同时处理多任务，高效节省时间和精力。

实时任务跟踪

一旦任务的状态或内容更新，所有相关人员都能第一时间收到最新信息，有效防止因信息不同步引发的沟通障碍。

增强团队协作

待办功能可清晰界定任务的执行人与参与人，让每位成员都明确自身职责与任务边界。客户可指定谁来执行任务、谁参与协作，执行人专注推进任务，参与人则可跟踪进度并提供必要支持。

PART4 客户端功能

4.1功能一览

图表 4.1-1 功能清单

4.2创建待办

在待办模块中，点击页面的【+】图标，进行待办的新建。可以输入待办的标题、描述、选择待办的执行人和参与人，设置待办的截止时间和上传附件。

图表 4.2-1新建待办

4.3搜索待办

可以通过左上角的搜索栏，输入待办的标题来进行全局搜索。搜索的结果会显示在下方的结果栏中，会显示待办的标题、创建人、执行人和创建时间，点击可以直接查看。

图表 4.3-1搜索待办

4.4待我处理

在待我处理中会显示当前用户为执行人，并且为未完成状态的待办列表，并且会显示待办的数量。如果待办的截止时间已超期，那么截止时间会显示成红色。

图表 4.4-1待我处理

点击待办，可以进行待办数据的查看、编辑、完成、删除和添加星标操作。如果是多人待办，还可以查看待办的完成进度和阅读情况。并且多人待办，作为创建人的待办执行人，可以对整个待办任务进行完成或删除。此外，也支持待办的批量完成和批量删除。

图表 4.4-2查看待办

图表 4.4-3待办操作按钮

4.5优先处理

在优先处理中，会显示执行人截止时间为当日或者之前日期的已超期和未完成的待办，并显示红色的数字提醒。如果待办的截止时间已超期，那么截止时间会显示成红色。

图表 4.5-1优先处理

4.6星标

在其他任意菜单中，给待办添加星标后，都会集中显示在星标菜单中，方便用户统一查看。

图表 4.6-1星标列表

4.7我已处理

我已处理中显示用户已经完成的待办。

图表 4.7-1我已处理

4.8我创建的

在我创建的菜单中，会显示当前用户创建的所有待办列表。

图表 4.8-1我创建的

4.9我参与的

在我参与的菜单中，显示用户作为待办参与人的所有待办内容列表。在我参与的中，支持待办的完成、编辑、删除、星标、取消星标、批量删除和排序功能。对于仅为待办的参与人，而不是任务的执行人时，则没有待办完成的功能。只能对待办进行删除和添加星标的操作。

图表 4.9-1我参与的

4.10稍后处理

用户在单聊或者群聊中，可以将表情、语音消息、视频文件、文件、位置、会议、文档、名片，在右键中添加到稍后处理。之后会集中显示到待办的稍后处理中，并且在待办标题后面，会显示【稍后处理】的标识。

图表 4.10-1稍后处理

4.11待办提醒

设置了提醒的待办，当达到待办的提醒时间时，系统会自动发送待办的消息提醒，在聊天中可以查看待办的提醒消息，点击可以查看待办详情。

图表 4.11-1待办提醒

4.12日程同步

在创建或者修改待办时，如果为待办设置了截止时间，那么这条待办将会自动同步到日程模块中。待办的截止时间，则作为日程的执行时间。当待办的内容变更或者状态变更，同步到日程的数据，也会同步变更。

图表 4.12-1待办

图表 4.12-2日程

PART5 在系统规划、实施与应用过程中的注意事项

模块权限设置

若要启用待办模块，需要在系统中开放待办模块的使用权限。设置完成后，客户端界面上将自动展示待办的功能菜单。

PART6 行业应用精选

6.1时代天使

时代天使是中国领先的口腔隐形正畸技术、隐形矫治器生产及销售的服务提供商，自2003年公司成立以来，一直致力于通过高科技产品为用户打造健康、整齐的牙齿，为用户带来灿烂的笑容。2021年6月16日，时代天使在香港联合交易所成功上市，成为“中国微笑第一股”。

时代天使围绕隐形矫治技术开展大量临床研究，与全国各大口腔专业院校长期开展学术科研合作，并建立了庞大、多样的国内牙齿矫治病例数据库。截至2023年6月30日，时代天使已注册165项专利及16项软件著作权，在临床口腔医学、生物力学、计算机科学、材料学和智能制造五大学科上取得了革命性的创新技术。视频会议使科研人员能够实时面对面交流，通过视频和音频的结合，信息传递更加直观和清晰。在讨论复杂的研究问题时，可以借助视频展示实验装置、数据图表等，便于对方更准确地理解自己的观点和研究成果，减少误解和沟通障碍。

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