即时通讯_即时通讯系统视频会议白皮书

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视频会议

PART1 研发目的

随着科技的发展，尤其是互联网和移动通信技术的进步，人们越来越需要在不同的地点和时间进行有效的沟通和协作。视频会议应运而生，它允许用户通过网络连接进行实时的音视频交流，无需花费时间和金钱去实地参加会议，极大地提高了沟通效率。并且传统的面对面会议往往需要考虑到交通、住宿等额外费用，而视频会议则可以避免这些额外的支出，降低了整体的沟通成本。此外，视频会议不仅可以进行实时的语音和视频交流，还可以共享桌面、增强了团队的协作效果，满足了不同领域对于远程沟通和协作的需求。

视频会议支持私有化部署，为华天研发的非开源产品，PC客户端和APP均支持应用，包括预定会议、快速会议、加入会议、查看待参加会议列表和历史会议功能。预定会议，可以随时进行会议的预定、取消和结束，灵活便捷。快速会议可以不受时间和空间的限制，随时发起会议，提高了整体的沟通效率。加入会议则可以通过多种方式入会，方便用户及时参会。

1.1 使用场景

政企会议：政府机构和企业可以利用小天互连视频会议系统进行内部会议、决策讨论、工作汇报等，提高会议效率和决策质量。

培训教育：教育机构和企业培训部门可以通过视频会议系统进行远程教学、在线培训、学术研讨等，实现资源共享和知识传递。

远程沟通：对于跨地区经营的企业，视频会议系统可以连接不同地区的员工，进行项目协调、团队合作等，减少旅行成本和时间。。

视频客服：企业可以利用视频会议系统提供远程客户服务，通过视频通话解决客户问题，提升客户满意度。。

互动直播：企业可以利用视频会议系统进行产品发布、内部培训、文化活动等直播活动，增强员工参与感和企业凝聚力。。

在线医疗：医疗机构可以通过视频会议系统进行远程诊断、医疗咨询、病例讨论等，提高医疗服务效率和质量。。

1.2 常见问题

传统会议较视频会议存在的一些常见问题：

时间和空间限制

地域限制：传统会议需要参会人员在同一地点聚集，对于分散在不同地区或城市的人员来说，可能需要花费大量时间和精力进行长途旅行，增加了会议的时间成本和经济成本。

时间协调困难：由于人员的地理位置分散和日常工作安排等因素，协调所有参会人员的时间变得更加困难，可能导致会议安排多次变更或部分人员无法参加。

资源和成本消耗

场地租赁费用：传统会议需要租赁会议室或会议中心，根据会议规模和地点的不同，场地租赁费用可能会较高，增加了会议的组织成本。

交通和住宿费用：对于需要外地人员参加的会议，还需要承担参会人员的交通费用和住宿费用，进一步增加了会议的经济负担。

人力资源投入：传统会议的组织和筹备需要较多的人力资源投入，如会议场地布置、设备调试、接待参会人员等，增加了会议的组织难度和工作量。

灵活性和可变性

调整和变更困难：传统会议一旦确定了时间和地点，进行调整和变更相对较为困难，需要重新协调各方面资源和人员，增加了会议的不确定性和风险。

应对突发情况能力有限：在遇到突发情况，如恶劣天气、交通延误等，传统会议可能难以及时调整或取消，容易导致会议无法顺利进行或部分人员无法参加。

PART2 于高效组织管理的价值

视频会议在高效组织管理中具有显著的价值，主要体现在以下几个方面：

提高沟通效率

即时互动：视频会议允许参与者实时看到和听到对方，这种即时的音视频互动能够有效减少沟通障碍，提高信息传递的准确性和效率。

降低运营成本

节省差旅费用：通过视频会议，组织无需承担参会人员的差旅费用和住宿费用，尤其对于跨国或跨地区会议，能够显著降低会议成本。

减少场地租赁费用：无需租赁实体会议室或会议中心，节省了会议场地的租赁费用。

扩大参与范围

突破地域限制：视频会议不受地理位置的限制，全球各地的人员都可以方便地参与同一场会议，扩大了会议的参与范围，促进了跨地区和跨国家的多方沟通和协作。

提高灵活性：参与者可以根据自己的时间安排灵活地参加视频会议，无需受到固定时间和地点的约束。

促进团队协作

增强团队凝聚力：视频会议使团队成员能够频繁地进行面对面交流，有助于增进相互了解和信任，增强团队的凝聚力和协作精神。

简化决策流程：通过视频会议，团队成员可以快速讨论和决策，简化了决策流程，提高了管理效率。

提升会议质量

明确议程和目标：视频会议通常要求事先设定明确的议程和目标，并在会前进行充分准备，这有助于确保会议内容的针对性和有效性。

提高参与度：视频会议的互动性和便捷性能够激发参与者的积极性，使他们更愿意主动发言和参与讨论，从而提高会议的整体质量。

促进信息共享

实时共享资料：在视频会议中，可以方便地共享文件、屏幕和演示资料，使所有参与者能够同步查看和讨论相关信息，提高了信息共享的效率。

PART3 与众不同

3.1 特点与优势

音视频功能强大且稳定，视频会议视听体验佳

小天互连的音视频功能非常强大且稳定，支持多种设备的无缝连接，无论是PC端还是移动端，都能轻松实现一对一或多对多的音视频交流，确保沟通不受时间和空间的限制。此外，小天互连的视频会议还具备出色的视听体验，通过先进的降噪技术和高清画质，模拟真实的会议场景，让远程会议如同面对面交流般清晰自然，有效提升会议的沟通效果和参与感。

便捷的多屏共享与会议联动功能

小天互连的视频会议支持多屏共享功能，用户可以一键将电脑屏幕共享给所有参会人员，使得会议内容的展示更加直观和清晰，方便与会者更好地理解讨论议题和相关资料，从而提高会议的沟通效率和协作效果。并且会议进行期间，与会人员可随时切入聊天室，边听边聊，互动不掉线。

丰富的会议预订和管理功能

小天互连的视频会议提供了丰富的会议预订和管理功能，用户可以轻松地一键预定会议，并填写相关的信息来安排会议时间、地点和参会人员等，使得会议的组织和管理更加高效有序。此外，还具备快速会议功能，无需填写其他信息，即可迅速发起并加入会议，满足紧急会议的需求。在会议过程中，还提供了多种邀请方式，如会议号、邀请码、邀请链接等，方便召集参会人员。同时，会议管理功能也非常完善，包括全体静音、单独人员静音、主持人移交等，确保会议的秩序和安全，让会议能够顺利进行。

可追溯的历史会议功能

小天互连的视频会议支持历史会议功能，能够记录所有参加过的历史会议及相关内容，方便用户随时追溯和回顾会议情况，确保重要信息的保存和查阅。

支持信创环境、私有化部署

小天互连的视频会议全面适配国产化软硬件，提供完整的信创解决方案，支持私有化部署，保障企业数据的安全性和自主可控性，满足不同企业在数据安全和合规性方面的需求。

3.2 与其他模块的联系

与聊天环境的联动

和聊天环境的联动，可通过从小天群聊直接发起快速会议或预定会议，发起后系统自动将会议邀请发送至群中，方便群成员快速加入会议。

与文档管理模块的联动

小天视频会议支持屏幕共享功能，用户可以共享电脑屏幕上的文件和资料，进行实时演示和讨论。此外，会议中产生的文件和资料可以存储在文档管理模块中，方便后续的查阅和使用。

与安全与权限管理的联动

小天视频会议采用严格的数据加密机制，确保会议内容和资料的安全性。同时，与权限管理结合，可以对不同用户设置不同的会议权限，如主持人、参会者等，保障会议的安全和秩序。

与其他模块的联动

小天视频会议可以与企业的OA系统无缝对接，实现从日常沟通到复杂审批流程的全链条覆盖。例如，在OA系统中发起的会议审批流程可以直接在视频会议中进行讨论和决策，提高办公自动化效率。

3.3 对客户的好处

降低运营成本、提高沟通效率

通过视频会议功能，企业可以减少员工出差的次数，员工无需长途跋涉前往会议地点，避免了旅途中的时间消耗，省去了交通、住宿等差旅费用，降低了参与会议的经济成本。例如，跨国公司可以通过视频会议进行远程商务洽谈、客户拜访等，无需员工频繁往返于不同国家和地区，节省了大量的差旅成本。并且通过视频会议，可以实时看到发言者的面部表情和肢体语言，更好地理解对方的意图和情绪，减少误解和歧义实现面对面的交流效果，使沟通更加直观和高效。

打破时空限制、促进团队协作

视频会议支持一对一、多对多音视频交流，PC、移动多端适配，让沟通不受场景和距离束缚。员工无论身处何地，都能通过手机app或客户端轻松加入公司内部会议，实现无缝沟通。例如，出差员工可以远程参与会议，及时汇报工作进展和接收任务安排，无需返回办公室，大大缩短了沟通时间，提高了工作效率。通过视频会议功能，团队成员可以实时进行创意头脑风暴与工作进度汇报。例如，跨国广告公司的项目团队成员来自不同国家和地区，通过小天互连的视频会议功能，设计师可实时展示设计草图，文案策划人员能即时分享创意概念，客户代表也能随时提出反馈意见。这种即时且深入的沟通机制，不仅促进了信息的快速传递与共享，还激发了团队成员的创新思维与协作精神。

严格的数据加密机制，保障数据安全

视频会议采用先进的加密算法，对通讯数据进行加密传输和存储，确保企业信息的安全性和保密性。例如，小天互连的视频会议功能支持聊天记录和文件的定时自动删除，视频会议中还设有水印功能，有效防止信息泄露。并且视频会议支持私有化部署，企业可以根据自身需求将系统部署在内部服务器上，进一步增强了数据的安全性与可控性。这种部署方式不仅符合企业对于数据主权的需求，还为企业构建了一个更加稳定、可靠的沟通环境。

PART4 客户端功能

4.1 功能一览

图表 4.1-1 功能清单

4.2 快速会议

小天互连的视频会议提供多种进入会议操作画面的方式，可从快捷加号中点击视频会议进入视频会议画面，也可直接点击视频会议菜单进入视频会议画面，还可在群聊对话框功能栏中点击进入视频会议画面。

图表 4.2-1快捷加号中进入视频会议

图表 4.2-2视频会议菜单进入视频会议

图表 4.2-3群聊对话框进入视频会议

快速会议功能极大地简化了会议发起的流程，用户无需填写过多的信息，即可迅速发起并加入会议。这一功能使得用户可以随时随地快速组织会议，参会人员也能更加便捷地加入，从而大幅缩短了会议的准备时间，非常适合需要快速响应和即时沟通的场景。

创建会议时，可选择是否开启视频、麦克风，是否需要入会密码以及成员入会时的静音规则，并可直接选择参会人员。

图表 4.2-4创建快速会议

在会议中可查看会议的详情，包括主题、会议号、发起人、主持人、我的名称、参会时长、延迟，并可进行会议号和会议链接的复制。

图表 4.2-5会议详情

在会议中可查看人员入会情况，包括已入会人员、未入会人员，并可再次发起会议邀请。

图表 4.2-6管理成员

图表 4.2-7邀请成员

在会议中可将全体成员静音/解除静音，亦可单独将某位成员静音/解除静音，当主持人临时有事时，可将自己的主持人身份转交给他人。

图表 4.2-8静音、解除静音、转交主持人

在会议中根据沟通需要，人员可进行屏幕共享，可选择共享屏幕或者某个窗口。还可选择清晰度。

图表 4.2-9屏幕共享

图表 4.2-10屏幕共享他人查看画面

在会议中，人员亦可在聊天室中进行沟通。

图表 4.2-11会议聊天室沟通画面

4.3 预定会议

预定会议功能为用户提供了灵活的会议安排和管理工具。用户可以通过该功能设置会议主题、选择会议的时间、时长，并邀请IM好友或群成员参加。在预定会议时，用户还可以设置进入会议后是否开启麦克风和摄像头，并生成会议号和入会密码，以确保会议的安全性和私密性。此外，预定会议功能支持多种邀请方式，如会议号、邀请码或邀请链接，方便用户根据实际情况选择合适的邀请方式。通过这些功能，小天互连的预定会议功能使得会议的组织和管理更加高效和便捷。

预定会议进入会议后可进行的操作同快速会议，在此就不再赘述。

图表 4.3-1预定会议

图表 4.3-2预定会议-进入会议

4.4 加入会议

视频会议支持多种加入会议方式，包含通过会议号加入、点击会议邀请码加入、点击会议邀请链接加入，方便用户根据实际情况选择合适的加入方式。

图表 4.4-1会议号加入会议

图表 4.4-2点击会议邀请码加入会议

图表 4.4-3点击会议邀请链接加入会议

图表 4.4-4点击会议邀请链接后的画面

4.5 会议列表

在视频会议列表画面，用户可查看到自己预定的会议，自己参加的还在进行中的会议，并可点击会议进入到会议中或取消会议。

图表 4.5-1会议列表画面

4.6 历史会议

在历史会议画面中，用户可查看到自己参加过的会议及聊天室中沟通的信息，方便用户进行回溯，对于不需要的会议可进行删除操作。

图表 4.6-1历史会议画面

图表 4.6-2会议聊天记录查看画面

PART5 管理端功能

5.1 后台配置

在后台IM基础设置中可配置是否开启视频会议，若不开启，客户端则不会显示视频会议相关的功能菜单；若开启，需要进行流媒体设置，选择流媒体服务（包括：流媒体、云信）并配置相关网址信息。

图表 5.1-1视频会议后台配置画面

PART6 在系统规划、实施与应用过程中的注意事项

1.后台配置项设置

若要启用视频会议功能，必须在即时通讯IM基础设置中进行配置。具体操作为，在该设置界面中找到与视频会议相关的选项，并将其勾选。完成此配置后，客户端界面上将自动展示视频会议的功能菜单。

2.视频会议服务配置

勾选视频会议设置项后，还需进一步对视频会议服务进行详细配置。具体而言，需要从提供的选项中选择相应的视频会议服务，如流媒体服务或云信服务。此外，还需正确配置所选服务的相关网址信息，以确保视频会议功能能够顺利接入并使用这些服务。

PART7 行业应用精选

7.1时代天使

时代天使是中国领先的口腔隐形正畸技术、隐形矫治器生产及销售的服务提供商，自2003年公司成立以来，一直致力于通过高科技产品为用户打造健康、整齐的牙齿，为用户带来灿烂的笑容。2021年6月16日，时代天使在香港联合交易所成功上市，成为“中国微笑第一股”。

时代天使围绕隐形矫治技术开展大量临床研究，与全国各大口腔专业院校长期开展学术科研合作，并建立了庞大、多样的国内牙齿矫治病例数据库。截至2023年6月30日，时代天使已注册165项专利及16项软件著作权，在临床口腔医学、生物力学、计算机科学、材料学和智能制造五大学科上取得了革命性的创新技术。视频会议使科研人员能够实时面对面交流，通过视频和音频的结合，信息传递更加直观和清晰。在讨论复杂的研究问题时，可以借助视频展示实验装置、数据图表等，便于对方更准确地理解自己的观点和研究成果，减少误解和沟通障碍。

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