即时通讯_即时通讯系统小天文档白皮书

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小天文档

PART1 研发目的

文档是企业重要的智力资产。传统的文档以纸质文档为主，而纸质文档在存储过程中随着时间的推移难免不会出现破损或丢失，在数据量大的纸质文档中查询、转移、复制文档的时候都会耗费大量的工作时间。随着计算机的出现，电子文档也随之产生，多以office文件、pdf文件、HTML文件、纯文本文件、图片文件等形式存在，以计算机盘片、固态硬盘、磁盘和光盘等化学磁性物理材料为载体存储。而在企业的发展过程中，文档不断增多，逐渐沉淀为企业的智力资产，那么企业如何安全有效的管理企业文档是企业管理者关注的重点问题。

小天互连采用云盘技术，结合即时通讯为导向的办公场景，研发出小天互连文档（以下简称小天文档），实现组织文档资产私有云统一存储，多端同步，细粒度的权限控制，灵活高效的分享机制，打通文件孤岛，盘活企业智力资产。

小天文档将组织的文档分为个人文档和文档中心。

个人文档，即个人文档空间，个人可对自己的文档进行完全控制，有权限管理、版本管理、检索等功能，同时也可将个人文件/文件夹分享给其他用户或群组，进行查看/编辑等协作。个人可随时随地在各种客户端访问和维护自己的文档。

文档中心，即组织共享文档空间，管理组织级的共享文档，可在组织文档内部，进行权限管理，版本控制，检索等功能。已有授权的个人可将文件/文件夹在自己的授权范围内，分享给其他用户和群组。组织内已被授权成员，可随时访问组织文档，不受时空和设备的限制。

小天文档建立一套用于办公场景中的分享机制，一键分享，分享时可设置权限和时限，文件以链接形式流转，不占本地空间，权限只作用的链接上。随时可取消分享，修改分享权限。

1.1 使用场景

文档中心权限分配

文档中心可以设置文档管理员，文档管理员具有组织文档的所有权限，包括新建文件夹、新建文件、上传、下载、删除、修改文件等权限，可以对组织文档的文件夹建立权限，设置文件夹的允许新建、查看、修改、删除、下载等权限。

版本控制

在建立组织文档文件夹的时候可以启用版本控制，建立版本号，则在文件被调整后自动进行版本编号的记录。

更新提醒

当组织文档的某个位置更新文件的时候，可以提前设置更新文件时是否通知相关人员，其通知形式可以分为以邮件、短信或者系统消息的方式传达给相关人，以便及时查看。有更新的文件，也将出现在小天文档首页中的最新更新列表里。

小天文档分享

在小天文档，只要能看到的文件/文件夹，都可一键分享到用户或聊天群组。分享时可给用户或聊天群组设置文件/文件夹的权限以及授权期限。拿到分享(链接)的用户，在授权范围内进行操作或再分享。

聊天场景中的分享

小天文档与各种聊天场景无缝接入。在聊天过程中，不管是点对点聊天还是多人群组聊天，都可从小天文档中，选择文件/文件夹进行分享。分享时，进行授权和确定授权期限，直接发到当前点对点或多人聊天会话里。

客户端文件不落地

小天文档支持文件不落地，只可在线预览，不能下载或编辑。操作上，可对文件进行区分，对于重要的文件，只设置查看权限，只可预览，从而实现文件不落地。

文件在线编辑

小天文档支持文件在线编辑，实现多人多端，讨论、修改不受时空限制，使得基于文件的协作更便捷高效。

1.2 常见问题

企业文档管理主要存在的现象和问题是：

以纸质存储的文档受时间的局限性，年久易损，易丢失，查找困难。

电子文档未有集中管理，则收集统计困难，权责不明。

文档管理人在交接时，未有详细文档说明导致文档查找困难。

文档权限划分不明，文件版本划分混乱，且文件名称命名不规则。

文件安全缺乏保障，无法有效协作共享。

异地办公，文件文件查找、传递效率低。

PART2 于高效组织管理的价值

文档的留存是一个企业经营的文化沉淀，一个企业通过不断的发展壮大，企业的相关文档也随之留存下来，成为企业重要的智力资产。

小天文档可以对企业文档进行统一的管理，文档可以在线查看，在线编辑，脱离地域空间及时间的限制，提高了员工的工作效率；在文档的管理上无需更多的人力进行维护，减少了企业的运营成本；通过组织文档可以加深员工对企业的了解，规范化工作流程，使新员工更快速的融入其中；通过文档分享机制，通过细粒度授权和时限控制，即使时重要文件，也可放心在沟通过程中进行分享；对文档进行查看、下载、修改、分享等操作的时候都会生成相应的操作记录，保证文件追溯的时候有迹可循，亦可通过该过程了解文档的变迁过程，更深一步的来说是展示了一个企业的发展历程。

PART3 与众不同

3.1 特点与优势

1.灵活的权限控制

对于保密的文档我们可以控制把权限不开放给不能看的员工，对于有些只能查看不能编辑的用户，我们只给他查看权限，甚至可以修改的用户我们可以控制他是否可以删除及下载文件，权限控制到每个细节，让文档管理更为规范、严谨。针对一些围绕重要文件的协作，个人中间文档的分享，比如小范围内的文档评审，编辑修改等操作，可以通过小天文档的分享机制，进行细粒度授权后，分享给协作者。协作完成后，可通过时限过期自动收回，或分享人主动取消分享。

2.符合ISO的版本控制

对于企业多变的文档信息，多人员操作同一文档，通常修改记录很难控制，修改过程中出问题很难查找，有了版本控制所有问题迎刃而解，并且我们记录了修改时间及修改人，方便后续的问题处理。该功能也为企业实现ISO文档化提供了强有力的工具。

3.强大的查询功能

小天文档可以对其管理的文件进行多样化的查询，如按文件名称、关键字，文件编号，创建人、创建日期等进行查询，如果上述查询项目的内容都不清楚，则可以通过全文检索的功能对office等文件的内容进行检索，快速定位到需要的文档，提高了工作的效率。

4.高效且安全的分享机制

小天文档针对即时通讯办公的高频沟通环境，建立了一套高效的分享机制。可将文件/文件夹一键式分享到点对点聊天或多人聊天环境里，分享时，可在分享上设置权限和时限。收到分享的人，使用分享时分配的权限进行文件/文件夹操作：查看，编辑，下载等权限。

5.实现信息流转闭环

小天文档和聊天消息、邮件、审批、待办，日程、会议等高频场景融合，可从小天文档中进行选择文件，也可将文件存入小天文档，从而形成组织内文档信息流转的闭环。

3.2 与其他模块的联系

1.与审批功能联动

审批流转中上传附件时可以选择小天文档中的文件，可以快速关联。审批流转中上传的文件亦可以存储到小天文档中，方便文件查询，数据留存。

2.与信息模块联动

可以将小天文档中的文件通过内部邮件、新闻、通知、公告等信息模块将文件进行组织内部传递，也可以通过电子邮件将小天文档的文件发送给其他人员，收到的信息或者邮件中的文档亦可以添加到小天文档中。

3.与聊天环境的联动

和聊天环境的联动，可通过从小天文档中选择文件进行转发，即使时重要文件，可通过分享机制，进行分享，已分享链接的模式进行传送。而聊天中传送的文件，也可存入小天文档。

4.与其他模块联动

系统中有上传文件按钮的位置既可以选择小天文档中的文件进行上传，也可以直接转存到小天文档中。

3.3 对客户的好处

1.管理规范，权责明确

散落在不同的电脑和硬盘中的文档，安全性差，文档版本混乱，文档查找不方便。万一出现操作失误将文档删除、电脑硬盘损坏等事故，可能对公司正常运作造成重大影响。通过小天文档，公司可以统一的存放和管理文档，防止资料的丢失，使文档真正成为公司财富而非私人所有。

2.分门别类，精准定位

海量的电子文档查询起来非常不方便，当需要找一个文档的时候，总是要在不同的存储介质上逐一翻查，非常影响企业的工作效率。将电子文档集中分类，分出不同类别，进行管理。查找文档时可以有目标，不盲目的查找，迅速找到所需文档，提高工作效率。

3.知识管理，文化沉淀

书籍是人类传递知识的重要工具。有了书籍，我们可以知道几千年前的事情。文档也是传递知识的工具，而且制做过程要比书籍简单一些。企业发展过程中，可以将自己形成的知识文化记载下来，按照企业的发展过程形成文档，统一存储。将一些企业的精髓，传递给一批又一批的员工，成为企业不可分割的企业文化。

PART4 客户端功能

4.1 功能一览

图表 4.1-1 功能清单

4.2 我的文档

我的文档是每个用户的独立文件管理空间，该空间用户完全控制，对其他人不可见。如果需要分享，可以通过分享机制，将文件分享给其他人，或将文件复制或转存到有修改权限的文档中心目录下。

图表 4.2-1 文档画面

功能主要包括：

新建：新建Word\Excel\PowerPoint\文本文档\文件夹。

+:新建Word\Excel\PowerPoint\文本文档\文件夹、上传图片、上传视频、上传文件（仅移动端）。

搜索：搜索当前文档/文件夹。

...:文档或文件夹的操作。

左侧是我的文档文件夹树状列表，可切换文件夹。列表点击文档，进入文件预览。文件夹点击，进入文件夹内部。

图表 4.2-2 文件/文件夹的操作

操作主要包括：

分享：拥有查看或以上权限，对选中的文档/文件夹进行分享，选择分享人/群组，设定权限和时限，分享到会话中。

权限管理：可设置组织内、组织外公开，并可添加协作者。

编辑：拥有修改或完全控制权限，可对文件进行在线编辑。

下载并打开：可下载文件并打开。

下载到本地：可下载文件到本地。

重命名：拥有修改权限，可对文档/文件夹进行重命名。

转存到：拥有下载权限，可将文档/文件夹转存副本到其他文件夹。

移动到：拥有完全控制权限，可将文档/文件夹移动到其他文件夹。

属性：拥有修改和完全控制权限，可设置文档/文件夹的名称，关键字，以及文档/文件夹的权限；查看权限，仅能查看属性，不能编辑。

分享历史：拥有完全控制权限，可看到文档/文件夹所有的分享历史。

日志：有查看权限即可查看文档的日志：上传，编辑，查看等日志。文件夹没有日志。

删除：拥有完全控制权限，可将文档/文件夹进行删除，该文档/文件夹所有的分享都将失效。

以上操作菜单是根据文档/文件夹权限来旁段显示或不显示。没有对应的权限，则操作不可见。例如，某文档，仅可查看，则操作就只有：分享、属性、日志三项。

图表 4.2-3 我的文档-文件夹属性

图表 4.2-4 我的文档-文件属性

图表 4.2-5 文件日志

4.3 文档中心

文档中心是组织的公用文档的空间，用于管理组织级的文档，比如规章制度、电子刊物等。文档中心内第一层目录是从后台由管理员进行配置构建。文档中心内的权限控制，是基于文件夹控制，也即只有文件夹上有权限控制，文件夹内的文件继承文件夹的权限。

图表 4.3-1 文档中心

文档中心的文档/文件夹的操作和我的文档，是一致的，差别是属性有区别。这里不再赘述和我的文档相同的功能。

图表 4.3-2 文件属性

图表 4.3-3 文件夹属性

4.4 分享

分享机制，是将文件/文件夹分享到会话里的机制。该机制依托我的文档和文档中心中的已有授权，根据授权将文件/文件夹分享给指定的人和群组，在分享的同时设置授权范围内的权限，以及分享有效时限。拿到分享的人，可继续在自己的权限下进行再次分享。分享有效时限到期后，分享的文件或文件夹变为不可访问。

分享的权限规则：分享的权限只能是自身权限的子集。如，文件F的授权是可查看/下载，那么分享该文件时，授权只能时仅可查看和可查看/下载这两种权限中的一种。文档中的授权和分享的授权本身无直接关系，只是分享授权的起点，分享的权限属于某次分享，当期限过去或被取消后，权限自动消失。文档中的授权只要授权者不更改，则一直存在。

图表 4.4-1文件/文件夹权限和分享机制

文档中的分享，是将己方的分享和他方分享进行统一管理。另外，对文件/文件夹拥有完全控制权限的用户可查看文件/文件夹上的分享历史。

图表 4.4-2 我分享的

我分享的，可以修改某次分享，或取消某次分享。修改分享，可修改截至日期、权限。

图表 4.4-3 分享给我的

分享有两种途径。

第一种途径，是从文档中心，将文件/文件夹分享到会话。

步骤一：从文档中心文件/文件夹菜单中，选择分享操作。

步骤二：选择要分享到的人或群组。

步骤三：确认分享的权限和时限。

步骤四：分享发送到会话中。

图表 4.4-4 从文档中心进行分享-第一步-分享菜单

图表 4.4-5 从文档中心进行分享-第二步-选择人/群组

图表 4.4-6 从文档中心进行分享-第三步-确认分享

图表 4.4-7 从文档中心进行分享-第四步-分享到会话中

第二种途径，是在会话中从文档选择文件/文件夹分享到会话中。

步骤一：在会话中选择文档操作。

步骤二：在文档中心选择要分享的文件/文件夹。

步骤三：分享到会话中。

图表 4.4-8 从会话中进行分享-第一步-文档操作

图表 4.4-9 从会话中进行分享-第二步-选择文档

图表 4.4-10 从会话中进行分享-第三步-分享到会话

4.5 最近

最近页面中，默认按照倒序显示用户查看文件的记录。包括用户查看的我的文档中的文件，文档中心里的文件和其他用户分享的文件。列表包括文件名称、创建人、最后查看和操作按钮。支持通过文件名称查询和更多查询选项。

图表 4.5-1 最近画面

4.6 通知

在通知模块中，会显示其他用户的文档权限申请记录，当前用户可以对提交的申请进行同意或者拒绝。画面包括申请人、申请权限、有效期、状态和操作按钮。并且支持文件的搜索。

图表 4.6-1 通知画面

用户点击文件名，同样可以查看申请的详细信息，显示申请人、申请理由、申请文档并且点击文档名称可以查看文档内容，选择权限，有效期，并进行申请的同意或拒绝。

图表 4.6-2 通知详情

PART5 PART5 管理端功能

5.1 文档设置功能一览

文档相关设置，主要是文档中心组织文档的使用前的基本设置，让组织文档管理更便捷，灵活。

图表 5.1-1 文档设置画面

图表 5.1-1 功能清单

5.2 文档管理员设置

文档管理员拥有组织文档下各个文档夹的最高权限。点击文档管理员设置，设置管理员后保存即可。

图表 5.2-1 文档管理员设置画面

5.3 文档模块设置

系统默认在组织文档下给予了知识管理、下载中心、电子期刊、规章制度四个模块，用户还可以根据需要在建立相应的文档模块与其并列存在。点击【新建】按钮，填写模块名称，点击【保存】后创建此模块，管理员还可以对此进行修改、删除以及设置根目录属性等操作。

注意：在创建此模块后，需要到权限组设置中设置下对应的权限菜单方能显示出来。

图表 5.3-1 文档模块设置画面

图表 5.3-2 新建文档模块设置画面

图表 5.3-3 文档模块属性设置画面

5.4 关键字管理

管理员可在此处设置关键字内容，用于普通用户在文档中心中创建文件夹或文件时进行关键字的提醒和选择。

图表 5.4-1 关键字管理画面

5.5 文档查看方式

文档查看方式包括本地下载查看、简易预览、外接在线预览服务，可根据需求自行选择。

图表 5.5-1 文档查看方式设置画面

本地下载查看：只能下载到本地查看，文档分享时无权限选择。

图表 5.5-2 本地下载查看

简易预览：可在线预览查看。启用文档不落地，可配置哪些类型的文档不落地，分享时只能分享查看权限；允许授权文档下载，有权限的文档可进行下载，分享文档时可分享下载权限。

图表 5.5-3 简易预览

外接在线预览服务：可选在线预览服务，包括ONLYOFFICE、OFFICE ONLINE、WPS、永中。启用文档不落地，可配置哪些类型的文档不落地，分享文档时只能分享查看权限；允许授权文档下载，有权限的文档可进行下载，分享文档时可分享下载权限；查看是否启用在线模式，不启用时为HTML转换预览模式，启用时为对应外接服务预览模式。

图表 5.5-4 外接在线预览服务

PART6 在系统规划、实施与应用过程中的注意事项

1.管理员设置

文件夹权限在文件上传前要确定好。客户使用文档管理时，系统默认用户“管理员”，为文档的管理员。需要指定特定人员为管理员时，需要在文档设置-文档管理员设置中添加人员。这样特定的人员才可以有操作文档中心的各种权限，对文档进行各项维护。

2.权限设置

管理员建立文档时，可以分配人员对文档操作的各项权限。可以设置哪些用户能够下载文档，哪些用户有删除文档的权限。避免越权删除文档，对使用过程中造成影响。

PART7 行业应用精选

7.1时代天使

时代天使是中国领先的口腔隐形正畸技术、隐形矫治器生产及销售的服务提供商，自2003年公司成立以来，一直致力于通过高科技产品为用户打造健康、整齐的牙齿，为用户带来灿烂的笑容。2021年6月16日，时代天使在香港联合交易所成功上市，成为“中国微笑第一股”。

时代天使围绕隐形矫治技术开展大量临床研究，与全国各大口腔专业院校长期开展学术科研合作，并建立了庞大、多样的国内牙齿矫治病例数据库。截至2023年6月30日，时代天使已注册165项专利及16项软件著作权，在临床口腔医学、生物力学、计算机科学、材料学和智能制造五大学科上取得了革命性的创新技术。进而其对文档资产的管理提出了高标准、高要求，通过使用小天文档，实现了组织文档资产私有云统一存储，多端同步，细粒度的权限控制，灵活高效的分享机制，打通了文件孤岛，盘活了企业智力资产。

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